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        《辦公室業務》雜志

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        檢查機關文檔保管期限的分析方法
        發布時間:2018-02-04        瀏覽次數:459        返回列表

        檢察機關文書檔案保管期限的主要環節在于歸檔文件的價值鑒定或價值分析。目前,檢察機關應依據國家檔案局8號令確定文書檔案保管期限。然而,再詳細的保管期限表也不能窮盡所有檔案文件材料。因此,確定某份文件的保管期限必須對文件材料進行價值分析。

        一、檢察機關分析歸檔文件的責任者

        檢察機關文件材料保管期限的劃分應“以我為主”,即“我”形成的歸檔文件的保管期限相對較長。這里的“我”,一是指本機關,包括本機關各部門、直屬機關等;二是指本系統,指本機關同一系統或同一系統的上級機關,尤其指具有垂直領導關系的機關;三是指與本機關密切相關的機關。

        1. 分析歸檔文件是本機關責任者還是外機關責任者。外機關形成的非本機關主管業務的文件材料不歸檔;外機關形成的屬本機關主管業務的文件材料,應在本機關歸檔,但保管期限短。在內容、文種相同的情況下,本機關責任者形成的本專業文件材料比外機關責任者形成的本專業文件材料的保管期限至少要長一個檔次。

        2. 分析歸檔文件是本系統責任者還是外系統責任者。外系統形成的非本專業文件材料在本機關不歸檔;外系統形成的本專業文件材料在本機關可歸檔,但其文件材料的保管期限較短。在相同內容、相同文種的情況下,本系統責任者形成的本專業文件材料比外系統責任者形成的本專業文件材料的保管期限至少長一個檔次。

        3. 分析歸檔文件是本級責任者還是上級或下級責任者。本級責任者形成的文件材料,其保管期限相對較長。上級形成的文件材料比下級的保管期限要長。發文機關的級別還需考慮是本系統還是外系統,是黨政領導機關還是其他機關等情況。

        4. 分析歸檔文件是多個責任者還是單個責任者,劃分保管期限時。無論是單個責任者還是多個責任者,只要有本機關責任者其保管期限就相對較長。應注意的是,多個責任者中要區分本機關是主辦機關還是協辦機關。如本機關是主辦機關則視作本機關的單獨發文來劃分保管期限,如本機關是協辦機關,則比本機關單獨發文的保管期限稍短一點。

        5. 分析歸檔文件在運轉過程中的責任者。文件材料在主送、抄報、送閱等運轉過程中,可能會出現上級批復、領導簽署意見等情況。此時保管期限應從長。如有批復的請示一般保存30年以上;無批復的請示一般僅保存10年。

        為了方便計算機輔助確定保管期限,責任者的重要程度可用分值來區分。一般來說,本機關為獨立發文的責任者或為聯合發文的主辦機關,其歸檔文件可得3分;本機關為協辦機關可得2分。本系統責任者中,上級的可得2分,下級的可得1分;外系統責任者中,上級的可得0.3分,本級的可得0.5分,下級的可得0.1分。

        二、檢察機關分析歸檔文件的內容

        檢察機關分析歸檔文件內容是確定檔案保管期限最重要的方面。歸檔文件內容為“重要的”,其保管期限相對較長?!爸匾摹敝饕溉N情況:一是反映本機關的主要職能,其中以反映本機關職能的典型性問題尤為重要;二是反映本機關的基本面貌,如年度以上工作總結、綜合統計表等;三是反映本機關經濟關系,如本機關的房產、物產及其他債權債務的文件材料。

        1. 分析歸檔文件是否體現機關主要職能。一是歸檔文件的內容是否為本機關主要職能;二是其內容是否反映本機關主要任務;三是其內容是否反映本機關的主要工作;四是其內容是否反映本機關的中心工作;五是其內容是否反映本機關的主要活動;六是其內容是否反映本機關主要工作事項;七是其內容是否具有典型性。上述情況,其保管期限從長。

        2. 分析歸檔文件是否反映本機關的基本歷史面貌。一是歸檔文件是否反映本機關轄內工作全貌;二是歸檔文件是否反映本機關工作狀況;三是歸檔文件是否反映本機關的工作水平;四是歸檔文件是否反映本機關工作規模;五是歸檔文件是否反映本機關工作變化;六是歸檔文件是否反映本機關的工作發展;七是歸檔文件是否反映本機關較長時間的工作情況。上述情況,其保管期限相對較長。

        3. 分析歸檔文件是否反映本機關的經濟關系??偟膩碚f,價值高、債權債務時間長的歸檔文件其保管期限長。主要有三種情況:一是反映本機關產權關系的歸檔文件;二是反映本機關債權債務關系;三是下屬單位的經濟關系。

        4. 分析歸檔文件是否涉及個人利益。歸檔文件涉及本機關人員較重要的個人利益,涉及外單位個人利益,如行政確認工作中形成的宅基地使用證、房屋產權證、公民學歷和學位的證明、婚姻等文件材料;行政征收工作形成的財產稅和行為稅等文件材料;安置、撫恤、優待、補助、救災扶貧等行政給予工作中形成的文件材料,一般應作永久保管。

        5. 分析歸檔文件利用的時效性。某些文件只能在一段時間內有作用,其保管期限從短。但是文件的時效性不是檔案保存期的決定因素。檔案是一種歷史記錄,決定檔案有無保存價值主要是看其能否反映本機關主要職能、歷史面貌、經濟關系和個人利益等,這些檔案在確定其保管期限時就應從長。

        歸檔文件保管期限的劃分應從歸檔內容是否重要來分析,同時還要結合文件的責任者來分析,一般來說,本機關、本系統責任者形成的內容重要的文件材料,可永久保存;內容一般重要的可定期(30年、10年)保存。外機關、外系統形成的屬本專業內容,且重要的文件材料,可30年保存;內容為一般的可10年保存,非本專業的文件材料一般不歸檔。為了方便計算機輔助確定保管期限,歸檔文件內容的重要程度可用[來自www.Lw5u.com]分值來區分。一般來說,反映本機關主要職能、基本歷史面貌、經濟關系、個人利益的重要的歸檔文件可得6分,一般的可得3分;雖不反映本機關主要職能、基本歷史面貌、經濟關系、個人利益,但要執行的文件材料可得2分,不需執行的不歸檔。

        三、檢察機關分析歸檔文件的形式

        歸檔文件保管期限的劃分應以形式重要為主。這里的“重要”指“規范性”、“權威性”、“正式性”和“珍貴性”。

        1.分析歸檔文件的文種。反映方針政策、重大事件、主要業務活動,具有權威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀要、報告等,比處理日常事務的通知、簡報、來往函件等保管期限長,但通知、來往函件等文種還要根據其內容的重要程度來決定其保管期限。

        2. 分析歸檔文件的稿本。歸檔文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限長。但有些重要文件經反復修改,其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿、報批稿等都很重要,這些重要文件要結合其文種及其文件本身的重要性來劃分保管期限。

        3. 分析歸檔文件的外形特點。有重要領導、著名人物的題詞、批注、簽字的文件材料有權威性,具有紀念價值。某些文件因載體古老、珍稀而具有文物價值,某些文件因書法或裝幀優秀而具有藝術價值。這些歸檔文件都可作永久保存。

        歸檔文件的形式分析要結合文件材料的責任者、內容的重要性等來分析。一般來說,本機關、本系統上級機關形成的重要文種的文件材料,可永久保存;一般文種的文件材料可定期(30年、10年)保存。為了方便計算機輔助確定保管期限,歸檔文件的形式可用分值來區分。一般來說,本機關、本系統上級機關形成的重要文種可得1分,一般文種的可得0.5分;外機關、外系統重要文種的歸檔文件可得0.5分,一般文種的僅得0.2分。

        四、用計算機輔助確定歸檔文件保管期限的方法

        計算機輔助確定歸檔文件保管期限的方法主要使用抽詞比較法,可在月末或每年年底成批處理,也可隨辦隨歸對單份文件處理。

        1. 編制歸檔文件責任者、內容、文種的詞表,并按上述分值對每個詞條給分。一是可預先列出一部分詞條,其余的在錄入時由計算機系統以“自學習”方式建詞表。二是列出歸檔文件內容的主題詞并劃分為兩檔:重要的、一般的,分別定出相應分數。三是列出各種歸檔文件的文種、分數。

        2. 根據現行文件的格式,確定不同的模板。如模板一:責任者、內容、文種;模板二:內容、文種。確定模板的目的是為了使計算機自動抽詞進行得比較方便。

        3.編制計算機程序。其核心內容是將電子文件的題名中的各段與詞表相比較,責任者、內容、文種一致的則抽出,并給出相應分數,最后匯總分數。

        4. 確定和審核保管期限。每份或一批電子文件形成后,在設計好的程序中運行,根據匯總分數,初步確定保管期限,最后由人工審核保管期限劃分得是否準確。

        (作者[來自wwW.lw5u.com]單位:山東省巨野縣人民檢察院)

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