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        《辦公室業務》雜志

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        雜志文章正文
        如何做好新時期地勘單位 的檔案管理工作
        發布時間:2018-02-04        瀏覽次數:477        返回列表

        當前,社會經濟的不斷發展和檔案工作服務對象素質的不斷提高,對檔案管理工作提出了更高的要求。特別是市場經濟的建立和發展使許多管理制度相繼進行了改革,過去的管理方式和管理模式已經不適應當今社會快速發展的要求。因此,檔案管理工作只有不斷地創新和發展,才能適應新時期的需要,更好地服務于社會經濟的發展。

        就地勘單位來說,筆者認為要從以下幾個方面著手做好檔案管理工作:

        一、緊緊圍繞中心工作,認真履行兩種職能,不斷增強檔案工作的服務功能

        地勘單位曾經陷入過低谷,當時的檔案室可謂是門可羅雀,檔案工作職能也僅限于保管,很少有人問津。加上經濟原因,檔案室的設備落后,檔案管理跟不上時代的步伐。近幾年,國家出臺了一系列對地勘單位有利的政策,這些政策的落實使得地勘單位的經濟實現了質的飛躍。各種檔案材料日漸增多,從而使檔案管理的重要性突顯出來。檔案管理不僅為行政管理提供了依據,也為地勘單位的經濟發展提供了便利。

        檔案和檔案工作來源于各項社會活動,又因各項社會活動的需要而存在,并在為各項社會需要的服務中發展。因此,在當前的形勢下,地勘單位的檔案管理應該突出其服務性。檔案工作無論是參與行政管理,還是提供便利,其突出的特性就是“服務”二字。服務性是檔案工作賴以生存和發展的前提條件,也是發揮檔案工作重要作用的基本屬性。只有最大限度地滿足機關和社會對檔案的需要,才能充分實現檔案的價值,檔案工作才能更好地生存和發展。

        作為檔案管理人員,我們要進一步增強服務意識,履行好服務職能,積極改善檔案室的硬件條件,將現代化設施應用到檔案管理中,使檔案工作更好地為地勘經濟的發展服務。

        二、堅持與時俱進,積極創新探索,努力提高檔案工作的整體水平

        對于檔案工作者來說,就是要不斷研究新時期檔案工作面臨的新情況、新問題,積極探索促進檔案工作發展的新經驗、新途徑。

        隨著國務院《關于加強地質工[來自wWw.lW5u.CoM]作的決定》的頒布。地勘單位承攬的項目日漸增多,經營業績連年上幅,地質資料日臻豐富。由于原有的工作人員呈現出老齡化趨勢,為了適應新形勢的需要,地勘單位近幾年大量引進各種人才,不斷充實職工隊伍。從而使人事檔案、文書檔案和科技檔案大量增加,同時檔案的借閱率、利用率也大大提高。這就要求檔案管理工作者加強學習,更新觀念,充分認識做好新時期檔案工作的重要性,努力把學到的知識和經驗轉化為做好檔案工作的智慧和能力。

        當前,人員的增加使得檔案工作量也隨之增加,對此,我們要提前制定周密的工作計劃,并有條不紊地實施;認真做好檔案的收集和整理工作,加快檔案信息化建設步伐,積極為地勘經濟建設提供檔案信息服務。另外,隨著信息傳輸、多媒體、數據庫、語音識別等技術的迅速發展,已經出現并形成了數字化、網絡化和信息化的大趨勢,地勘單位檔案擁有信息資源的形式,已不再完全是紙質文件,而是更利于采集、儲存、保管、檢索和開發利用交流的數字化、虛擬化的電子文獻。然而,電子檔案的管理和使用也給我們提出了新的課題,要求我們加強電子檔案建設。

        按照電子文件真實性、完整性和有效性的要求,一是要建立規范的制度和工作程序,并結合相應的技術措施,從電子文件的形成開始,不間斷地對有關處理操作進行管理登記,保證電子文件的產生、處理過程符合規范;二是建立對電子文件的操作者身份識別與權限控制的管理,隨時記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等,采取防止非法使用的措施;三是電子文件的處理和保存應符合國家安全保密的規定,采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策;四是完善電子檔案采集、整理、使用的硬件建設,高質量、高級別地配置設備。

        三、堅持以人為本,加強隊伍建設,積極推進檔案事業發展

        黨的十六屆三中全會明確提出了要用科學發展觀指導各項工作,而科學發展觀的核心就是以人為本。具體到地勘單位,以人為本是經濟管理中體現人性化的一種管理模式,即堅持人的自然屬性、社會屬性、精神屬性的辯證統一,這一理念突出了人性化的管理和人的重要性,使之能盡快掌握新知識、新方法和新技能,促進檔案事業的進步。 地勘單位由于其特殊的工作性質,職工的整體文化素質偏低,雖然近幾年引進了大量的專業技術人才,但與檔案管理相關的專業人才卻寥寥無幾。這對于新時期的檔案工作來說,肯定不能適應時代的發展。因此,我們要將以人為本的理念切實地融合到檔案工作中。為了使檔案得到有效管理,根據地勘單位的實際情況,一方面要鼓勵檔案管理人員積極參與當地檔案部門舉辦的各種培訓班,認真學習檔案的重要性、檔案的系統知識、計算機知識、檔案管理知識以及與檔案相關的法律法規知識。這樣不但能使檔案管理工作人員有機會系統地學習這些知識,還可以及時發現并糾正工作中不規范的地方,使檔案管理水平得以全面提高;另一方面要為檔案管理人員自學深造提供便利,適當給予物質獎勵,以充分調動其工作積極性。

        在現代科學技術發展異常迅速的今天,地勘單位的前景日趨寬廣,“大地質”觀已成為全社會的共識。地勘單位的檔案管理人員必須進一步加強檔案管理工作,加強創新知識的學習與研究,加強現代科學技術知識的學習與吸收。不斷充實自己,用科學發展觀[來自WwW.lw5u.cOm]來統領檔案工作,不斷增強政治理論素養和業務素質,為地勘經濟發展更好地服務。

        (作者單位:河南省地礦局探礦三隊辦公室)

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